Comment réussir l’organisation d’un événement ?

Comment réussir l’organisation d’un événement ?

Aujourd’hui, nous allons vous donner des conseils pour l’organisation de votre événement. Retrouvez les 8 points essentiels à connaitre pour réussir votre événement.

Qu’est ce qu’un événement ?  Un événement sert à annoncer, faire ou changer quelque chose. Il est généralement défini par un objectif et un public cible spécifique. 

L’événementiel quand à lui concerne l’organisation de l’événement par des professionnels, il peut être pour les entreprises (B2B) ou pour les particuliers (B2C).

A quoi sert un événement ?  L’événement peut avoir différents objectifs :  informer, créer de l’échange de connaissances, motiver, remercier ou encore renforcer l’esprit d’équipe.

Les 8 points essentiels pour réussir un événement :

  • Le Type d’événement doit être en corrélation avec le but recherché. Il peut s’agir d’une conférence, d’un séminaire, d’une réunion d’affaire, d’un team building, d’une compétition sportive ou encore d’un événement promotionnel (lancement de produits et essais)… Le plus important reste qu’il coïncide avec la cible que vous voulez inviter. Par exemple : Si votre but est de motiver et/ou de récompenser vos employés, vous pouvez mettre en place une compétition de karting, de golf ou encore un voyage au ski. 
  • La Date de l’événement est très importante. Elle peut correspondre à une fête de fin d’année, à l’anniversaire de l’entreprise, à la date de lancement d’un nouveau produit… L’essentiel est que votre événement ne tombe pas en concurrence de date avec un autre événement du même type ou pendant une période dite « creuse » (jours fériés, vacances scolaires). Vous risqueriez d’avoir très peu de participants et de manquer votre cible. 
  • Le Lieu de l’événement doit être parfaitement choisi. Salle de réception, salle de restaurant, salle de spectacle, club de golf, hôtel et sites extérieurs… De nombreux lieux peuvent être utilisés pour mettre en place votre événement. 
  • Le Budget de l’événement qui comprend plusieurs niveaux : location de la salle, nourriture, invitations, promotion, technique (sonorisation), décors et animations. 
  • La promotion de mon événement à travers le logo ou le visuel de l’événement : les affiches (posters), l’affichage (l’accueil, les sections, zones, les exposants, les commanditaires, les partenaires, les promotions), les billets, les T-Shirts, les casquettes, les envois courriel,  le guide ou le programme de l’événement, la publicité par l’objet, etc.
  • Les Animations permettent aux invités d’accrocher et de juger si votre événement est réussi. De nombreuses animations sont possibles. Il y a celles qui concernent le milieu musical (artistes, DJ…), humoristique (mimes, comédiens, cirque…), digital (réalité virtuelle, photographes, photomaton…) ou encore de conseils (conférenciers, témoignages de sportifs pros ou d’aventuriers…). 
  • Les Besoins Techniques sont essentiels au bon déroulement d’un événement : la sonorisation, l’éclairage, la projection audio-visuelle, les écrans géants, la scène… Il ne faut pas les négliger pour créer un effet Waouh !
  • Les moyens de financement permettent de ne pas perdre d’argent, d’être rentable et même d’en gagner. On peut vendre des billets, des produits dérivés, de la nourriture, de l’alcool, le vestiaire, des places de stationnement, des espaces publicitaires, demander des dons ou encore trouver des partenaires.

Maintenant que vous avez toutes ces pistes, il ne vous reste plus qu’à brainstormer en répondant aux principaux points abordés. Vous pouvez nous contacter à direction@juliepeyssardmotorsports.fr pour l’organisation et faire de votre événement un projet réussi ! 

 

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